Sist oppdatert:

1. Innledningsvis og generelt

I ASKK tar vi personvern på alvor og behandler personopplysninger på en sikker og lovlig måte.

Dette dokumentet beskriver hvordan ASKK behandler dine personopplysninger, og hvilke rettigheter du har.

Personopplysninger er alle opplysninger eller vurderinger som kan knyttes til enkeltpersoner og vi behandler personopplysninger både som advokat når vi yter juridiske tjenester og som eiendomsmegler når vi registrerer parter og interessenter i eiendommssalg.

Som behandlingsansvarlig behandler vi personopplysninger om personer som har befatning med saker vi jobber med (for eksempel klienter, kontaktpersoner hos klienter og andre parter), kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere, deltakere på arrangementer og abonnenter på nyhetsbrev og brukere av våre tjenester.

2. Dine rettigheter

Når vi behandler personopplysninger om deg, er du registrert i vårt system. Som registrert har du som utgangspunkt disse rettighetene:

• Du kan få innsyn i hvilke personopplysninger vi har om deg.
• Du kan be om retting av feilaktige personopplysninger om deg.
• Du kan be om sletting av dine personopplysninger.
• Du kan be om begrensning av behandlingen av dine personopplysninger.
• Du kan protestere/klage på behandlingen av personopplysningene dine
• Du kan be oss om å utlevere personopplysningene til deg

Det kan gjelde unntak og begrensninger fra dine rettigheter som nevnt over, f.eks. ved å gi ut personopplysninger som strider mot vår taushetsplikt. Ønsker du å benytte deg av rettigheter ovenfor, så kan du kontakte oss.

3. Behandling og oppbevaring

ASKK har ansvaret for å behandle og oppbevare personopplysningene dine på en sikker og trygg måte. Vi har derfor tekniske og organisatoriske tiltak som er egnet til å sørge for at behandlingen følger loven.

4. Taushetsplikt

Ansatte i ASKK og alle som jobber for selskapet er underlagt taushetsplikt om dine personopplysninger.

5. Klageorgan

Det er Datatilsynet som er klageorgan og som har ansvar for å føre kontroll med personvernregelverket i Norge. Du kan lese mer om dine rettigheter i personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

6. Behandlingsanvarlig i ASKK

Behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger er:
Advokatfirmaet Siri K. Karlsen AS
Kontoradresse: Gunnars veg 56, 3746 Skien
Postadresse: PB 53, 3901 Porsgrunn
Organisasjonsnummer: 818 120 842

7. Personopplysningene som vi innhenter og behandler i ASKK:

• Vi behandler kontaktopplysninger slik som navn, e-postadresse, postadresse, telefonnummer og e-post. Vider behandler vi stillingstittel til kontaktpersoner hos kunder og klienter (for eksempel verger, fullmektiger, virksomheter eller offentlige organer).
• Før vi aksepterer oppdrag fra klienter, bruker vi klienters og potensielle klienters kontaktopplysninger for å utføre en uavhengighetskontroll (avklare potensiell interesse konflikt).
• Vi innhenter også personopplysninger om klientforholdets formål
• Vi foretar en kundekontroll av klienten om saksforholdet faller innunder hvitvaskingsloven.
• Vi samler også inn dokumentasjon som bekrefter klientens identitet (for eksempel gyldig legitimasjon/fødselsnummer, organisasjonsnummer, skifteattest, vergefullmakt, andre fullmakter mv.) og identiteten til klientens reelle rettighetshavere.
• Vi innhenter fullt navn, adresse, telefon og e-post
• Vi tar som hovedregel ikke oppdrag for juridisk person som ikke er registrert i et offentlig register.
• Registrerte opplysninger blir løpende kontrollert så lenge klient- og kunde forholdet består.
• I saker innhenter vi relevant dokumentasjon og behandler personopplysninger om enkeltpersoners tilknytning til saken, selger, kjøper, interessenter til et salgsobjekt, advokatklient, vitner mv.
• I saker med økonomisk oppgjør innhenter vi bankkontonummer og dokumentasjon på at dette er ditt kontonummer
• Vi lagrer opplysninger pr. sak og/eller personkort i megler- og advokatsystem, som viser når og hva vi har bistått klienter/kunder med.
• Vi lagrer alle advokatkunder i fakturasystem.

8. Formålet bak behandlingen av personopplysningene.

Når vi yter juridiske tjenester så er formålet med behandling knyttet til administrering av klientforholdet, sakshåndtering, fakturering og lagring av saksdokumenter.

Når vi yter meglertjenester så er formålet det samme som for juridiske tjenester, men i tillegg så behandles personopplysninger om interessenter til et salgsobjekt, kreditorer knyttet til et salgsobjekt, saksøker og saksøkte og andre med rettslig interesse i tvangssalg.

9. Grunnlag for behandling av personopplysninger.

Når vi yter juridiske tjenester og eiendomsmeglertjenester så behandler vi personopplysninger fordi det er nødvendig på bakgrunn av:

• Avtale / oppdragsbekreftelse med klient i advokatsaker
• Oppdrag med kunde om eiendomsmeglingstjenester
• Rammeavtale med tingrett i tvangssalg

Vi behandler personopplysninger fordi:

• Det er nødvendig for å oppfylle vår avtale og oppdrag med deg.
• Det er nødvendig for å kunne fakturere og foreta økonomisk oppgjør • Det er nødvendig for å kunne utføre klientkontroll
• Det er nødvendig for å kunne utføre kontroll av eiendom som du eier

Vi behandler opplysningene som nevnt over for å kunne oppfylle våre lovpålagte plikter etter:

• Bokføringslovgivningen
• Hvitvaskingslovgivningen
• Eiendomsmeglerloven med forskrifter
• Regler for advokater, advokatforskrift mm.

Uten innhenting og kontroll av disse personopplysningene vil vi ikke kunne etablere et klientforhold /kundeforhold med deg eller yte juridiske tjenester/meglertjenester til/ for deg.

Vi behandler også tidvis saksopplysninger om andre personer enn klienten/kunden fordi det er nødvendig for formål knyttet til ASKKs berettigede interesser til å kunne yte tjenester som er nødvendig i klient- og kundeforholdet.

Det kan være nødvendig at vi deler opplysninger med disse aktørene, men vi deler ikke opplysninger hvis det strider med taushetsplikten:

• Motparter, domstoler og tilsynsorganer.
• Kontakt- og saksopplysninger med involverte parter i forbindelse med rettstvister og andre rettslige saksforhold hvis det er nødvendig for saken
• Kjøpekontrakter, andre kontrakter, skjøter for å kunne gjennomføre eiendomshandelen
• Våre leverandører (IT-tjenester, administrative tjenester osv.). Vi bruker leverandører for IT-systemer og andre administrative tjenester/meglersystemet som behandler personopplysninger på vegne av oss. Vi inngår alltid databehandleravtaler med leverandører for å sikre at vi følger loven når vi deler personopplysninger, for eksempel at opplysningene lagres på en sikker måte, og at de ikke brukes til andre formål.
• Andre aktører. Vi deler ikke personopplysninger med andre enn aktørene ovenfor med mindre vi er lovpålagt til å dele disse opplysningene.

I forbindelse med eiendomssalg og markedsføring av eiendommer, så blir følgende delt i nettannonser og i salgsprospekt:

• Navn og adresse på selger knyttet til salgsobjektet
• Eiendomsbenevnelse
• Forsikringsselskap og polisenummer til eiendom
• Ligningsverdi til eiendom
• Grunnbokutskrift, heftelser/rettigheter tilknyttet eiendommen

10. Oppbevaring

Når det ikke er nødvendig å behandle personopplysninger for formålet de ble samlet inn for, vil vi slette eller anonymisere personopplysningene.

Vi sletter eller anonymiserer personopplysninger i samsvar med følgende rutiner:

Vi lagrer faktureringsinformasjon og personopplysninger relatert til klientkontroll i henhold til det som følger av lovpålagte krav i bokførings- og hvitvaskingslovgivningen. Vi lagrer normalt alle filer og dokumenter i forbindelse med en sak, for eksempel saksopplysninger, arkiv, filer, dokumentasjon og kontaktinformasjon, i ti år. Enkelte dokumenter, slik som deponerte dokumenter som testamenter og tilsvarende, beholder vi i lengre tid.

11. Markedsaktivitet

Vi foretar ikke kundeundersøkelser, eller tilsvarende markedsaktiviteter direkte overfor kunder eller klienter, utover hva som fremgår av punktet om markedsføring av eiendommer for salg. Vi benytter oss ikke av informasjonskapsler / cookies på vår nettside.

12. Digital tjenester

Vi tilbyr ulike digitale tjenester som våre klienter kan benytte seg av, slik som digital signatur og digital tinglysning og disse tjenestene behandler personopplysninger som vi har innhentet. Vi har databehandleravtale med disse leverandørene.

13. Rekruttering

I forbindelse med rekruttering/ansettelser så samler vi inn følgende kategorier av personopplysninger fra søkere/kandidater:

• Fullt navn, e-postadresse, postadresse, telefonnummer og stillingstittel og arbeidsgiver / studiested.
• Informasjon i søknaden, CV, karakterutskrift, attester og lignende dokumenter.

Når vi ansetter i ASKK så behandler vi personopplysninger for å rekruttere nye egnede ansatte til selskapet, herunder for å vurdere den enkelte søkers egnethet for den relevante stillingen og vi behandler personopplysninger fordi det er nødvendig. Vårt behandlingsgrunnlag er samtykke fra søker i forbindelse med søknaden og evt. ansettelsen. Dersom man ikke blir ansatt i selskapet så slettes alle personopplysningene i ASKK. Alle i selskapet har taushetsplikt om søkere og informasjon tilknyttet rekrutteringsprosesser.